Projekt- und Netzwerkdokumentation für das IZB

HYDOS - Dokumentenmanagement auf Hyperwave-Basis

Das IZB Informatik-Zentrum

Das IZB Informatik-Zentrum ist ein Unternehmen der Sparkassen-Finanzgruppe. Die Anteilseigner des IZB setzen sich zusammen aus der IZB SOFT - die Software-Gesellschaft der bayerischen Sparkassen -, der Bayerischen Landesbank und der Landesbank Hessen-Thüringen. Nach seiner Gründung 1994 hat sich das IZB heute als einer der führenden Dienstleister für anspruchsvolle Informations- und Kommunikationstechnologien etabliert.

Das Leistungsangebot des IZB reicht von klassischen IT-Outsourcing-Lösungen über das Management dezentraler Client/Server-Systeme bis hin zu der Nutzung des multimedialen IZB-Netzes für Sprach- und Datenkommunikation. Das IZB bietet seine Dienstleistungen auch außerhalb des Sparkassensektors an.

Das IZB betreibt mit 40.000 Kilometern Länge und rund 50.000 angeschlossenen Anwendern eines der größten privaten Netzwerke Deutschlands sowie eines der größten privaten Router-Netzwerke weltweit. Zu den Kunden gehören unter anderem die Bayerische Landesbank, die Landesbank Hessen-Thüringen, der Sparkassenverband Bayern sowie eine Reihe bayerischer Behörden und Verwaltungen. Das Unternehmen beschäftigt rund 600 Mitarbeiter an den Standorten München, Nürnberg und Frankfurt.

Hohe Qualitätsstandards als Motiv für Innovationen

Um seinen Kunden beste Dienstleistungen anbieten zu können, hat sich das IZB hohe Qualitätsstandards gesetzt. Unter anderem ist das IZB nach ISO 9001:2000 zertifiziert. Daraus resultieren besondere Anforderungen an die Dokumentation von Netzwerken und die Abwicklung von Projekten. Eine Optimierung dieser beiden Aufgaben ist damit von höchstem Wert für das IZB.

Verbesserungen der Projekt- und Netzwerkdokumentationen kommen unmittelbar den Kunden des IZB zugute: Ein schneller und gezielter Zugriff auf die Informationen und eine vereinfachte Verwaltung beschleunigen die Abwicklung und Überwachung von Projekten und erleichtern zugleich die Pflege und das Betreiben der Netzwerke.

Eine technische Lösung, die beiden Aufgaben gerecht wird, verbessert damit die Stellung des IZB am Markt.

Technische Anforderungen

Technisches Ziel ist die Einführung eines modernen Systems für die Projekt- und Netzwerkdokumentation. Wesentliche Anforderungen an die Lösung:

  • Projektverwaltung:
    • Projektgenerator für neu einzurichtende Projektvorhaben
    • Erstellen von „Steckbriefen” zur Beschreibung von Projekten
    • Zuordnung von Mitarbeitern
    • Verlinkung zu Kunden und Abteilungen
    • Abbildung des im Qualitätsmanagementsystem definierten Workflows
  • Ablage der Dokumente (MS-Office, Netzwerktopologien ...) in einer vorgegebenen Struktur
  • Versionsmanagement
  • Handhabung von Metainformation
  • Suchfunktion und Navigation zum Auffinden der Dokumentation über verschiedene Wege
  • Zugriffs- und Rechteverwaltung
  • Zugriff über Browser, externer Zugriff
  • Übernahme vorhandener Dokumente

Netzwerkdokumentation bekommt hier doppelten Sinn: Dokumentation von Netzwerken und Verfügbarkeit von Dokumentation im Netz (Intranet, Extranet).

Das IZB hat in Werum Software & Systems einen Partner gefunden, der die notwendige Erfahrung mitbringt, eine entsprechend effektive Projekt- und Dokumentenverwaltung aufzubauen – hier auf Basis des Hyperwave Information Servers.

Vom Prototyp zum Standardwerkzeug

In der ersten, bereits abgeschlossenen Projektstufe wurde ein Prototyp zum Zweck der internen Abstimmung realisiert. Hier wurden in einem funktionalen Grundausbau die projektspezifischen Ablagestrukturen gemäß der Vorgaben aus dem Qualitätsmanagementsystem angelegt und die für den Anwender wichtigste Funktion - der Projektgenerator - bereits prototypisch realisiert.

Dieser Prototyp fand guten Anklang bei den Nutzern und dient als Basis für die zweite Stufe. Überzeugend an dem Konzept ist neben dem Projektgenerator insbesondere die Nutzung von Metainformation für die Recherche. Das System unterstützt neben der Volltextsuche auch die Suche in Metadaten und ermöglicht damit ein gezieltes Auffinden der gewünschten Dokumente und Projektordner – ein wesentlicher Fortschritt gegenüber der bisherigen Ablage von Informationen auf einem Fileserver.

Jetzt geht es darum, ein Pilotsystem einzurichten und mit der Übernahme der Netzwerk-Dokumentation der Bayerischen Landesbank die Praxistauglichkeit nachzuweisen. Anschließen wird sich die Migration der internen Dokumente.Zunächst werden hierbei über 35 Gigabyte Daten in mehr als 225.000 Dokumenten in das System überführt.

Weitere Funktionen zur Erleichterung der Handhabung von Netzwerkdokumenten im alltäglichen Projektgeschäft können das System noch ergänzen.

Projektverwaltung leicht gemacht

Das Anlegen neuer Projekte geschieht mittels eines Projektgenerators. Wesentliche Funktionen des Projektgenerators sind das formulargestützte Anlegen von Projekt-Ordnern, das automatische Einstellen von standardisierten Musterdokumenten, die interaktive Auswahl von Projektmitarbeitern, die Zuordnung von Zugriffsrechten und das Generieren eines Projektsteckbriefes. Die Verlinkung der erstellten Projektordner zeigt Bezüge zu Kunden und Abteilungen auf.

Der Projektsteckbrief listet den Verantwortlichen übersichtlich die aktuellen und wichtigsten Fakten zum Projekt auf, wie Name des Kunden, Projektgegenstand, Mitarbeiter, Kostenstelle und Zeitrahmen.
In mehreren Intranets hat Werum entsprechende Lösungen geschaffen. Gemeinsam ist ihnen der generische, hochdynamische Ansatz: Der Kunde konfiguriert die Strukturen und Standard-Dokumente, die bei Einrichten eines Projektes automatisch erzeugt werden. Diese Verwaltung erfolgt zentral und wird - nach Durchlaufen eines Freigabeworkflows - für alle neuen Projekte wirksam.

Generisches Werkzeug zur Netzwerk- und Projektdokumentation

Zusammengefasst bietet die Lösung folgende Vorteile für das IZB Informatik-Zentrum:

  • Perfekte Dienstleistungsunterstützung
  • Einfache Verwaltung von Projekten
  • Dokumentation nach QM-Standards
  • Schnelle und sichere Beantwortung von Kundenanfragen

Eingesetzte Software

Hyperwave Information Server IS/6 mit

  • Oracle® Datenbank
  • Verity® Suchmaschin

auf Linux®-Basis.